LIITTOJEN SUOSITUS MUUTOSTEN ENNAKOINNISTA JA MUUTOSTURVASTA

• 13.9.2018

1. Suosituksen tarkoitus

Yhteistoimintalakia (laki yhteistoiminnasta yrityksissä 334/2007) pidetään yrityksissä ja työpaikoilla usein vain taloudellis-tuotannollisiin irtisanomistilanteisiin liittyvänä muotomääräyksiä täynnä olevana normistona. Todellisuudessa yhteistoimintalain tarkoitus on edistää aitoa yhteistyötä yrityksen ja sen henkilöstön välillä. Joitakin välttämättömiksi katsottuja muotomääräyksiä on, mutta monista niistäkin voidaan sopia toisin.

Allekirjoittaneet järjestöt pyrkivät tällä yhteisellä suosituksellaan avaamaan yhteistoiminnan oikeaa sisältöä. Kyse ei ole uusista määräyksistä vaan suosituksesta, joka koskee työvoiman muutostarpeiden ennakointia niin hyvissä ajoin kuin se on mahdollista. Samalla tarkoituksena on luoda hyviä käytäntöjä työvoiman vähennykseen liittyvien yhteistoimintaneuvotteluiden asianmukaiseen hoitamiseen.

Onnistunut yhteistyö työnantajan ja työntekijöiden välillä johtaa molempia osapuolia hyödyttävään lopputulokseen. Yhteistoiminta auttaa työntekijöitä ymmärtämään paremmin yritykseen ja heidän omaan työhönsä liittyviä muutospaineita, ja työnantaja puolestaan saa tietoa työntekijöiden suhtautumisesta muutospaineisiin. Ei ole harvinaista, että erilaiset ”YT-tilanteet” yritysmaailmassa tulevat eteen nopeasti ja ennalta arvaamattomasti. Ennalta arvaamattomuuden ei kuitenkaan tulisi johtaa hallitsemattomiin prosesseihin. Huonosti toteutunut yhteistyö johtaa pahimmillaan turvattomuuden tunteeseen ja sitä kautta työpanoksen heikentymiseen ja tuottavuuden laskuun.

2. Henkilöstövaikutusten ennakointi

Työehtosopimuksen osapuolet ovat tehneet henkilöstövaikutusten ennakoinnista suosituksen, joka on tietotekniikan palvelualan työehtosopimuksen liitteenä. Työnantajan edustajan ja luottamusmiehen tai muun henkilöstön edustajan suositellaan kokoontuvan säännöllisesti pohtimaan mihin liiketoiminta on menossa ja millaisia henkilöstövaikutuksia mahdollisilla muutoksilla on.

Henkilöstön ja yrityksen varhainen yhteistyö on järkevää, koska henkilöstöllä voi olla rakentavia ajatuksia liiketoiminnan kehittämisestä. Niiden huomioiminen ja kuunteleminen on järkevää muutostilanteiden henkilöstövaikutuksia arvioitaessa.

Suosituksen idea on, että muutoksista neuvoteltaisiin vapaamuotoisesti, mutta kuitenkin erittäin luottamuksellisesti. Parhaassa tapauksessa löydetään yhteinen näkemys siitä, mihin liiketoiminnan muutokset ovat johtamassa. Jos keskusteluissa ilmenee selvä muutostrendi, josta voi aiheutua määrällisiä tai laadullisia muutospaineita henkilöstön suhteen, antaa avoin ja riittävän aikainen neuvottelu henkilöstölle aikaa ja mahdollisuuksia valmistautua tuleviin muutoksiin. Henkilöstön on helpompi ymmärtää muutoksen syitä ja seurauksia, kun tieto kerrotaan avoimesti. Se myös vähentää asiasta mahdollisesti myöhemmin aiheutuvia riitaisuuksia.

3. Tietojen luottamuksellisuus ja liikesalaisuuksien salassapitovelvollisuus

Vapaamuotoisenkin ennakoinnin yhteydessä keskusteluun nousevat yrityksen liike- ja ammattisalaisuudet ovat luottamuksellisia tietoja. Luottamuksellisuus pohjautuu työsopimuksen mahdollisten salassapitomääräysten ohella luottamusmiessopimuksen salassapitonormeihin. Mikäli ennakointi tehdään YT-lain mukaisen menettelyn mukaisesti, sitoo henkilöstön edustajia yhteistoimintalain 57 §:n mukainen salassapitovelvoite. Jos yrityksessä katsotaan, että tiedot ovat luottamuksellisia, tämä seikka on syytä tuoda esille hyvissä ajoin. Tietojen luottamuksellisuudesta ja osakekurssin arvoon olennaisesti vaikuttavien tietojen julkistamisvelvollisuudesta on pörssinoteeratuissa yhtiöissä myös omat erityissäännökset. Pörssiyhtiön henkilöstön edustajiin voidaan olosuhteiden niin vaatiessa soveltaa tilapäisesti myös sisäpiirisäännöksiä.

4. YT-neuvottelut mahdollisista henkilöstövaikutuksista

Yhteistoimintalaki lähtee siitä, että kaikki henkilöstöön asemaan vaikuttavat olennaiset muutokset on käsiteltävä henkilöstön edustajan tai henkilöstön kanssa. Lain mukaan on selvitettävä, onko päätöksen kohteena olevalla asialla olennaisia henkilöstövaikutuksia nyt tai tulevaisuudessa.

Kaikki työnantajan suunnittelemat henkilöstöön vaikuttavat toimenpiteet eivät johda henkilöstön vähentämistarpeeseen. Tällöin riittää, että asiasta neuvotellaan ennen päätöksen tekemistä yhteistoimintalain 6 luvun mukaan, eli ilman vähimmäisneuvotteluaikaa. Tällöin siis saattaa riittää yhden neuvottelukerran järjestäminen. Työnantajan suunnitteleman toimenpiteen henkilöstövaikutusten perusteet, vaikutukset, vaihtoehdot ja aikataulu tulee kuitenkin aina käydä läpi.

Ajallisesti neuvottelu on lain mukaan aloitettava silloin, kun yritys on harkitsemassa liiketoiminnallista ratkaisua, jolla on tai voi olla yhteistoimintalain mukaisia henkilöstövaikutuksia. Asiasta on neuvoteltava ennen päätöksen tekemistä.

Esimerkki: Yritys on harkitsemassa muutosta palveluntarjontaan, mikä suurella todennäköisyydellä johtaa parin vuoden sisällä työn x siirtämiseen toiselle paikkakunnalle palveluiden keskittämisen vuoksi ja työn y tekemisen lakkaamiseen osittain. Yhteistoimintalain mukainen neuvotteluvelvollisuus yrityksellä on siinä vaiheessa, kun se harkitsee mainittuun toimenpiteeseen ryhtymistä (ennen päätöksentekoa), vaikka mahdolliset henkilöstövaikutukset varmistuvat ja tulevat ilmi myöhemmin.

Aikataulullisesti yhteistoimintalaki velvoittaa aloittamaan neuvottelut ennen tuotannollisen päätöksen tekemistä. Yhteistoimintalainkannalta yritykselle on turvallisinta aloittaa ja käydä yt-neuvottelut asianmukaisesti jo siinä vaiheessa, kun asiaa vasta valmistellaan. Näin pienennetään riskiä yt-neuvottelujen laillisuuden riitauttamisesta jälkikäteen.

5.  Henkilöstövaikutusten vuoksi käytävien yt-neuvotteluiden hoitaminen asiallisesti

Yt-neuvotteluissa käydään läpi suunniteltujen toimenpiteiden perusteet ja vaihtoehdot. Irtisanomisia tai lomautuksia suunniteltaessa kyse on siis työsopimuslain mukaisten lomautus- ja irtisanomisperusteiden läpi käymisestä sekä vaihtoehtojen hakemisesta suunnitelluille toimille.

Työvoiman vähennystä suunniteltaessa yt-neuvottelut alkavat irtisanomisperusteen eli työn vähenemisen tai taloudellisen tilanteen heikkenemisen käsittelyllä. Neuvotteluissa käydään läpi vähentyvä työ, miksi se vähenee ja arvio vähentymisen määrästä. Työn vähenemisestä ei voi saada todellista kokonaiskuvaa ilman tietoa esim. rekrytoiduista, määräaikaisten määrästä ja työsuhteiden kestosta eri tehtävissä sekä työn vähenemisen määrästä ja vähentyneen työn piirissä olevasta alihankinnasta tai muusta yrityksen ulkopuolisesta työvoimasta.

Mikäli kyse on taloudellisista irtisanomisperusteista, on yt-neuvotteluiden aluksi syytä käydä läpi taloudellisen tilanteen heikkeneminen ja sen syyt. Käytännössä taloudellisen tilanteen muutokset voidaan osoittaa esimerkiksi ajantasaisella tilinpäätösinformaatiolla tai myynnin ja kustannusten toteutumisella ja kehitysennusteilla.

Kun neuvotteluissa on käsitelty tuotannolliset tai taloudelliset syyt suunnitelluille toimenpiteille, tulee neuvotteluissa käydä läpi se, kuinka monen työntekijän työpanoksen verran työn väheneminen tai taloudellisen tilanteen heikentyminen koskettaa. Tässä vaiheessa on yleensä muotoutunut varsin selvä kuva siitä, ketkä työntekijät ovat suunniteltujen toimenpiteiden kohteena. Ennen irtisanomisia on selvitettävä kunkin työntekijän uudelleensijoittamis- ja uudelleenkouluttamismahdollisuudet. Tämä on miltei mahdotonta, ellei tiedetä ketkä ovat suunniteltujen toimenpiteiden kohteena.

Irtisanomis- tai lomautusuhan alla olevan henkilön uudelleensijoittamis-mahdollisuuden tarkastaminen on ennakkoedellytys irtisanomisperusteen olemassaololle – eli sille, mistä yhteistoimintalain mukaan neuvotellaan. Irtisanomis- ja lomautusuhan alla olevien henkilöiden sijoittaminen muihin yrityksessä tai yrityksen henkilöstöhallinnollisessa määräysvallassa olevien tytäryritysten auki oleviin tehtäviin on asia, johon keskitytään irtisanomisperusteiden käsittelyn jälkeen. Työtä on uhan alla oleville työntekijöille tarjottava, mikäli yrityksessä löytyy työntekijän ammattitaitoa vastaavaa työtä.

Ellei henkilöä voida sijoittaa muihin tehtäviin, tulee selvittää mahdollisuus tarkoituksenmukaisella ja kohtuullisella tavalla kouluttaa kukin irtisanomisuhan alla oleva työntekijä tehtäviin, joita yrityksessä on tarjolla. Koulutusmahdollisuuden selvittäminen on edellytys irtisanomisperusteen olemassaololle.

Irtisanomisuhan alla olevien työntekijöiden kouluttamiseen muuhun työhön liittyy myös laajempi yhteiskunnallinen intressi ja siksi TE-keskus sekä työvoimahallinto kannattaa ottaa mukaan suunnittelemaan koulutusta. Useissa esimerkkitapauksissa koulutus on kustannettu osittain mainittujen viranomaisten rahoituksella, mikä on hyödyksi myös yritykselle. Vastaavaa koulutusta työvoimahallinto tarjoaa myös tilanteissa, joissa ei ole tulossa irtisanomisia.

Kun suunniteltujen toimenpiteiden perusteet on käsitelty ja selvitetty mahdollisuudet sijoittaa ja kouluttaa henkilöt, joiden irtisanomista tai lomauttamista suunnitellaan, on yt-neuvotteluissa hyvä käsitellä molemmin puolin esille tulevat ajatukset siitä, miten tavoiteltuun lopputulokseen päästään vaihtoehtoisin menetelmin. Tietotekniikan palvelualalta löytyy esimerkkejä, missä taloudellisen perusteen olemassa ollessa on joko työnantajapuolelta tai henkilöstön edustajien toimesta nostettu esiin vaihtoehtoisia säästökeinoja. Toteuttamiskelpoisina nämä ehdotukset ovat neuvottelujen lopuksi johtaneet parhaimmillaan irtisanomismäärän pienentymiseen.

Neuvotteluissa kannattaa myös kiinnittää huomiota siihen, miten asiasta tiedotetaan henkilöstölle. Niissä asioissa, joissa työantajan ja henkilöstön edustajat ovat yksimielisiä, on käytännössä hyväksi havaittu tapa, että asiasta tiedotetaan työnantajan ja luottamusmiehen tai muun henkilöstön edustajan yhteisellä tiedotteella.

6. Yt-lain muut velvoitteet neuvotella henkilöstö- ja koulutusasioista

Yhteistoimintalaki velvoittaa lain piirissä olevan yrityksen tekemään vuosittain henkilöstösuunnitelman ja koulutussuunnitelman. Lain mukaan suunnitelmat tulee vahvistaa yhteistoimintamenettelyssä aina ennen uuden tilikauden alkua. Jos yrityksessä on työntekijöiden ja työnantajan edustajien yhteistyöneuvottelukunta, tämänkaltaiset asiat voidaan neuvotella myös neuvottelukunnassa.

Henkilöstösuunnitelman tarkoitus on kirjata vähintään kerran vuodessa ylös sellaiset asiat, joilla ilmeisesti on henkilöstön rakennetta, määrää tai laatua koskevaa merkitystä. Hyvä henkilöstösuunnitelma on yrityksen ja henkilöstön edustajien avoimen keskustelun lopputuloksena muotoutunut asiakirja, jota päivitetään aina tarpeen tullen. Suunnitelman sisällöstä tai sen muutoksista tulee tiedottaa henkilöstölle. Hyväksi havaittu tapa tiedottaa niin henkilöstö- kuin koulutussuunnitelmistakin on tehdä se työnantajan ja henkilöstönedustajien yhteistyönä.

Koulutussuunnitelma on henkilöstösuunnitelman tavoin käytävä läpi yhteistoimintamenettelyssä vähintään kerran vuodessa aina ennen tilikauden vaihtumista. Koulutussuunnitelmassa tulee olla henkilöstösuunnitelmasta johtuvat yleiset henkilöstön koulutustarpeet sekä vuosittainen koulutuksen toteuttamissuunnitelma. Koulutussuunnitelma on hyvä työväline ennakoinnin suunnittelussa – useinhan koulutuksella voidaan etukäteen vaikuttaa työvoiman vähennystarpeeseen ja toisaalta vastata työnantajan työvoiman tarpeeseen.

Yhteistoimintalaki velvoittaa työnantajan antamaan henkilöstön edustajille tilinpäätöstiedot viipymättä sen jälkeen, kun tilinpäätös on vahvistettu. Tämän lisäksi työantajalla on velvollisuus vähintään kaksi kertaa tilikauden aikana informoida henkilöstön edustajia yrityksen tuotannon, työllisyyden, kannattavuuden ja kustannusrakenteen kehitysnäkymistä. Lain velvollisuudet koskevat tiedottamisen sisältöä ja sitä, kuinka usein tiedotetaan. Sen sijaan tiedottamisen menettelytavat ovat varsin vapaat.

7. Työntekijöille tiedottaminen henkilöstöä vähennettäessä

Joskus työntekijäpuolelta tuodaan neuvottelujen alkaessa ja niiden kestäessä esille, ettei yritys ole antanut heidän mielestään asian käsittelyn kannalta riittäviä tietoja henkilöstön edustajille. Mitään tyhjentävää luetteloa taikka ”minimiluetteloa” ei ole, vaan jokainen tilanne on ainutkertainen. Seuraavassa on luettelo yleisimmin esille tulleista kysymyksistä. Tärkeintä on, että työnantaja antaa ne tiedot, joihin se perustaa mahdollisen päätöksensä työvoiman vähentämisestä.

• Mikä työ vähenee ja miksi,
• Miten paljon työn arvioidaan vähentyvän,
• Millä ajanjaksolla väheneminen tapahtuu,
• Määräaikaiset työsuhteet,
• Onko lähiaikoina rekrytoitu vähenevän työn piirissä oleviin tehtäviin neuvotteluja tai neuvotteluiden aikana,
• Kaikki muut tuotannon muuttamiseen ja siitä johtuvaan työn vähenemiseen liittyvät tiedot.
• Perusteet töiden uudelleenjärjestelyille, jos tämä on irtisanomisperusteena,
• Perusteet kustannussäästöille, jos tämä on irtisanomisperusteena,
• Edellisen päättyneen tilikauden tilinpäätös,
• Taloudellisessa tilanteessa tapahtuneet muutokset edellisen päättyneen tilikauden ja neuvotteluiden alkamisen välillä,
• Tieto siitä, miten työn tekeminen ja uudelleen jakaminen on suunniteltu toteutettavan, mikäli päädytään irtisanomisiin ja lomautuksiin,
• Muut taloudelliseen tilanteeseen olennaisesti liittyvät tiedot.

8. Hyviä käytäntöjä yhteistoiminnan toteuttamiseksi työvoiman vähentämistilanteissa

8.1. Esimiesten koulutus

Yhteistoiminnan peruslähtökohtana on yhteistyö esimiesten ja alaisten välillä. Sen vuoksi esimiesten osaamista ja valmiuksia tulee näissäkin asioissa ylläpitää ja kehittää. Koulutuksella, ohjeistuksilla, tiedottamisella ja muun tuen antamisella varmistetaan, että esimiehillä on riittävä osaaminen muutostilanteiden asianmukaiseen hoitamiseen.

Valmiuksia voidaan tarpeen mukaan lisätä esim.:

• muutosvalmennuksella (muutosten psykologiset vaikutukset, irtisanomistilanteiden hallinta)
• lainsäädännön perustuntemusta lisäämällä (mm. yt-lain sisältö)

Ne esimiehet, joiden yksikköjä/tiimejä asia suoranaisesti koskee, on pidettävä ajan tasalla koko prosessin kestoajan. Myös yrityksessä luodut toimintamallit ja esimiehille tarjolla oleva tuki (mm. koulutus HR:n ja työterveyshuollon tuki) on oltava hyvin esimiesten tiedossa.

8.2. Prosessin kuvaus

Yt-menettelyprosessi voidaan kuvata mm. seuraavasti:

Valmistelu/ennakointi > Neuvottelujakso > Toimenpiteet

Osana yt-prosessin kokonaishallintaa ja kehittämistä voidaan prosessiin sisällyttää arviointi kulloisenkin vaiheen toteutumisesta. Myös prosessin lopputulos voidaan mahdollisuuksien mukaan raportoida (esim. löytyikö vaihtoehtoja irtisanomisille).

8.3. Henkilöstön tukeminen

Asianmukaisella ja riittävällä tiedottamisella ja muun tuen antamisella tuetaan henkilöstöä prosessin eri vaiheissa. Muutosvalmennus voi olla tarpeen mm. tilanteessa, jossa uhka tulevista neuvotteluista on ilmeinen, muttei ole vielä realisoitunut.

Työnantajan huolenpito yrityksen avainhenkilöistä/kriittisistä resursseista on myös ensiarvoisen tärkeää. Epämääräinen uhka taikka tarpeettoman pitkäksi venynyt prosessi johtaa usein avainhenkilöiden hakeutumiseen muihin yrityksiin.

Prosessin aikana tukikeinoja voivat ”perinteisen” työterveyshuollon lisäksi olla mm. ulkoinen ja sisäinen työnhakuvalmennus ja erityisinfot kohderyhmälle.

Esimiesten antama tuki, henkilökohtainen tiedottaminen ja keskustelu ovat tärkeitä.

Myös luottamusmiehillä ja muilla henkilöstön edustajilla voi olla keskeinen rooli irtisanottavien tukemisessa ja opastamisessa. Uudelleensijoitus- ja koulutusmahdollisuuksien suhteen on suositeltavaa, että yrityksessä on sovittu, kuvattu ja ohjeistettu kunkin tahon vastuut, roolit ja tehtävät (uudelleensijoitettava työntekijä, nykyinen esimies, rekrytoiva esimies, henkilöstöhallinto). Myös pelisäännöt siitä, miten vanha yksikkö voisi tukea uutta rekrytoivaa yksikköä, voivat edesauttaa mahdollisimman kivutonta uudelleensijoittumista.

8.4. Johdon osallistuminen yt-neuvotteluihin

Kokemusten mukaan johdon tiivis mukanaolo prosessissa on tärkeää. Henkilöstö kokee tämän myönteisenä asiana ja se helpottaa vaikeidenkin päätösten tekemistä.

8.5. Neuvottelujen päättyminen

Neuvotteluaikataulusta ja prosessin kulusta muutoinkin voidaan sopia yrityksen ja henkilöstön kesken. On tilanteita, joissa jopa lain määräaikoja lyhyempi neuvotteluaika riittää. Toisaalta joskus voidaan tarvita enemmän aikaa kuin mitä laissa säädetään. Huolellinen esivalmistelu edesauttaa lyhyen, mutta tiiviin prosessin läpiviemistä. Asioiden käsittelyn kohtuuton venyminen ei ole hyväksi yrityksen työilmapiirille.

Neuvotteluissa ihannetilanne on päästä jo neuvottelujen kestäessä yhteisymmärrykseen vähentämisen perusteista ja vaihtoehdoista. Aina tämä ei toteudu vaan asioista ollaan eri mieltä loppuun saakka. Tämäkään ei sinällään ole merkki neuvottelujen epäonnistumisesta, vaan tärkeintä on, että osapuolet katsovat asiat riittävällä tavalla läpikäydyiksi.

 

YT-MENETTELYPROSESSI